Mi az az utasítási protokoll és miért fontos a rendezvényeden?

Kategória: Érdekességek | Cikk Gyors olvasása
MEGOSZTÁS

Mi az az utasítási protokoll és miért fontos a rendezvényeden?

Tudni kell, hogy ki a főnök!

     Milyen az, amikor a disznóvágás élő közvetítése összemosódik a vidám gyermekműsorral? Hogy lehet szétverni egy színházi előadást egy rosszul időzített tűzijátékkal? 3 tanulságos történet, amikor majdnem tönkre vágták a szervezők a saját rendezvényüket…Olvasd tovább cikkemet és megtudod, mi történik, ha nem tiszta a rendezvényen az utasítási protokoll. 

     Az utasítási protokoll nem más, mint az, hogy a rendezvény előtt előre meghatározzuk a szervező stáb tagjai közötti hierarchiát. Tudnia kell mindenkinek, hogy bizonyos területeken ki a főnök. Váratlan helyzetekben ő ad utasításokat és döntéseiért is vállalja a felelősséget.

     Amikor nagyobb rendezvényt szervezel, falunapot, fesztivált, a szervező munkába többen bekapcsolódnak. Gyakran az egész művelődési intézmény részt vesz a szervezésben. Hozzájuk kapcsolódhatnak még önkormányzati munkatársak, külsős rendezvényszervezők vagy éppen a programban részt vevő konferansz, műsorvezető. Előadóművészként járva az országot sokszor tapasztalom, milyen veszélyes az, amikor egyszerre többen adnak a beszállítók, szolgáltatók vagy fellépők részére ellentmondó utasításokat. Igazi fejetlenség és káosz. Még a legalaposabban előkészített rendezvényen is akadnak előre nem látható körülmények, amelyeket helyben rögtönözve, kreatívan kell megoldani. Helyesen kell választani a megoldási lehetőségek közül és fel kell vállalni a döntésünket. Persze ilyenkor könnyen meglehet, hogy más véleményen van az idősebb vagy fiatalabb kolléga, a polgármester vagy az intézmény vezetője, a főszervező vagy a megbízó cég képviselője. Mi legyen hát a megoldás?

     Ezekben az esetekben jöhet jó hivatkozási alapnak az utasítási protokoll. Ezt mindenképpen le kell írásban fektetni és meg kell róla bizonyosodni, hogy mindenki tud róla. Legyen világos, tiszta és érthető. A főszervező felelőssége pedig az, hogy a gyakorlatban is következetesen betartassa az abban leírtakat. Így gördülékenyebb lesz a munka, egyszerűbb a számonkérés és végül, de nem utoljára sikeresebb, élményekkel teli a rendezvény!

Mi az az utasítási protokoll és miért fontos a rendezvényeden?

Legyen tiszta a hierarchia és nincs dühös egymásra mutogatás

Lássunk most három példát, amikor nem működött az utasítási protokoll!

  1. Füst az égen, égés délben!

     A Vaga Banda gólyalábasaival egy nagy ázsiai cég családi napján vettünk részt. A rendezvény iskolapéldája volt annak, hogy hiába van zsákszámra a pénz, ha nincs kreativitás, felelős szervező brigád, akkor csak unalmas „ez is megvolt, még sincs este” esemény marad a várva várt programból. A komédiás csapattal délben léptünk fel a focipályán felállított színpad előtt. Vásári játékunk elején, mikor a közönséget sikerült ráhangolni produkciónkra, nagyszabású tűzijáték kezdődött. Bár nappal nem sok látszódott a látványosságból, arra jó volt, hogy a hangos durrogtatás szétverje a megteremtett kapcsolatot előadóművész és közönség között. Persze nem adtuk fel! Az előadásunk egyik tetőpontjánál azonban a műsorvezető a színpadról leszólt, hogy a szépségkirálynő választás már elkezdődne, jobb lenne, ha befejeznénk a produkciót. Amennyire tudtuk megpörgettük és lezártuk a játékot, átadva a terepet a lányoknak. A rendezvényszervező cég képviselője a produkció után azonban szemünkre vetette, hogy bizony ez nem volt ötven perc. Ha a műsorvezető számára világos lett volna, hogy nem adhat utasításokat önkényesen a színpadról, akkor ez a konfliktus is elkerülhető lett volna.

Mi az az utasítási protokoll és miért fontos a rendezvényeden?

Szegény Dezső már nem idegesíti magát

2. Vér és gyermekműsor, kettő az egyben!

     Szintén a gólyalábasokkal egy disznótoros, gasztro-fesztiválon vettünk részt. A böllér alaposan bekavart a programba. Reggel, amikor a disznóvágásokat tartanai szokták, nem tudott eljönni. De olyan fél tizenegy felé váratlanul csak megérkezett, piros utánfutóján hozva szegény Dezsőt, aki nem sejtette még, hogy a fesztivál délelőtti látványossága lesz. Rövid előkészület után meg is szúrták szegény párát, aki hangos visítással vált meg földi életétől. Az egész folyamatot egy adós mikrofonnal kommentálták. A hagyományőrzés jegyében, amolyan ismeretterjesztő filmes narrációval, részletesen kommentálták éppen mi történik. „Most fogjuk fel a vért, régen ez az asszonyok dolga volt és ebből készült a hagymás finomság…” Volt, aki úgy gondolta, hogy a gyereke manapság úgysem lát már ilyet, így hát magasba a feje felé emelte a kicsit, hadd lássa jól a sertés trancsírozás minden apró lépését. Ki tudja, talán azóta más szemmel néz Peppa és Mazsola malackákra.



     No, hát eddig nagy baj nem volt. A gólyalábasokkal 11-től készültünk mulattatni a szájtáti kurtalábú sokadalmat. A szervező hölgytől zöld utat kaptunk: „Kezdődhet az előadás!” Szaxofon szó, dob és óriásbábos utcaszínházi kavalkád. Toltuk neki, ahogy belefér. Már el is indultak felénk a gyermekprogramra várakozók, amikor egy másik szervező hölgy messziről integetve leállította a produkciónkat. „Állj, állj, még nem lehet!” Kiderült, ő azt szeretné, hogy a nyilvános disznóboncolás végéig ne történjen semmi, hiszen olyan sokan vannak ott. A másik hölgy pedig azt kérte tőlünk, hogy hozzuk át a közönséget a mi programunkra. Ők vitatkoztak, mi toporogtunk, a közönség pedig nem tudta most mi lesz. Végül csak engedték folytatni műsorunkat, bevonultunk a játéktérre, de az igazi meglepetés még ezután jött. A szervezők ugyanis nem vették ki a technikából a böllér mikrofonját. Így egyszerre szólt az én konferáló mikroportom és a böllér hangja valahogy így: „Kislányok, kisfiúk, ma délelőtti gólyalábas előadásunkban látható lesz… és akkor óvatosan fejtsük le a húst a csontról…itt látható a világhíres zsonglőr…a tüdőt, a szívet és a májat dobjuk félre…köszönjük a biztató tapsot!” Végül határozott kérésünkre csak kivették a disznóvágást az előadásunkból, de az elbénázott kezdés nagyon rányomta a bélyegét a produkcióra.

3. Lassan siessünk!

     Végül egy nyúlfarknyi történet egy olyan felvonulásról, ahol életemben először „lassan siettem”. Gólyalábas jelmezesként egy nagy fesztivál nyitófelvonulását vezettem. Előttem két oldalt lépkedett a két főszervező. Az egyiktől ezt hallottam „Tempó Szabolcskám!” A másik oldalon ugyanebben az időpontban kezével fentről lefelé intve nyugtatott egy másik szervező: „Lassabban Szabi!” Nagyon nem volt nyilvánvaló kire hallgassak.

Nálatok ez hogy működik? Volt már hasonló eset a rendezvényeteken? Vagy mindenki magától tudja, mi a dolga? Oszd meg velünk történetedet! Írd meg kommentbe!

Vissza

Címkék : sikeres rendezvény, rendezvényszervezés, utasítási protokoll

Hozzászólások :

Csatlakozz a beszélgetéshez!

Oszd Meg a Cikket :


Szerző

Kapusi Szabolcs

Szeretném segíteni elhivatott kulturális szervező barátaim munkáját blogommal. Hírek, érdekességek, hasznos információk találhatók itt a rendezvény- és fesztiválszervezés világából. Rendezvényszervező cégemet családi napok, gyermek szabadidős programok, képzések, táborok megszervezésével szokták megbízni. Produkciós vezetőként a Vaga Banda Gólyalábasok, a Hűha Óriásbábos Társulat, az Egyszervolt Mesezenekar és az Aranykapu Bábszínház produkcióinak menedzselésével foglalkozom. Előadóművészként nagy örömmel veszek részt a csapatok előadásaiban, gólyalábas konferansz és bábszínész szerepkörökben.

Kapcsolódó cikkeink: