Mit tartalmaz egy tökéletes rendezvény meghívó?

Kategória: Hírek | Cikk Gyors olvasása
MEGOSZTÁS

Mit tartalmaz egy tökéletes rendezvény meghívó?

Mit tartalmazzon egy tökéletesen megfogalmazott VIP meghívó? Mire kell feltétlenül odafigyelned, hogy ne kövess el végzetes hibát? Olvasd el legújabb cikkemet, hogy ne induljon hátrányból a rendezvényed...

„Gyere a disco club elé, Este tíz felé, én is ott leszek…” énekelte Szűcs Judit egykor. Ez is egyfajta meghívás, de természetesen semmi köze ahhoz a meghívóhoz, melyet a rendezvényszervezőknek kell összeállítani a kiemelten fontos vendégek számára. 

A társadalmi összejöveteleken – legyen az falunap, zenei fesztivál, bármely jeles nap, létesítménymegnyitó, vagy egyéb, akár hivatalos társadalmi esemény – a megnyitón általában prominens személyek teszik tiszteletüket személyes jelenléttel, vagy beszéddel járulva hozzá a rendezvény értékéhez. Mindezt a művelődésszervező, népművelő, kulturális menedzser, egyéb rendezvényszervező személy, intézmény általában fogadással hálálja meg, melyre előfeltétel a meghívó. A meghívó valójában a megnyitó, és az azt követő fogadás okán születik, hiszen ritka az olyan VIP vendég, aki tovább marad, mint amit a protokoll megkíván. 

A különleges vendégek (polgármester, köztisztviselők, helyi lelkész, patronáló vállalkozó, cég, vagy egyéb tiszteletreméltó személy) számára kötelező meghívót küldeni – a szóbeli invitáció nem elég! 

Szerencsére már nem a 18. században élünk, ahol olyan dolgokkal kellett bíbelődni az arra érdemeseknek, mint a kalligrafikus, folyóírással megírt, majd olvadt viasszal és pecséttel zárt meghívó. Sokkal könnyebb dolgunk van kulturális rendezvényszervezőként, hiszen számtalan segítség áll rendelkezésünkre, amikor egy-egy társadalmi eseményre ízléses és színvonalas meghívót kell megterveznünk az illusztris vendégek számára. 

A nyomtatott vagy online, e-mailes invitálás tartalmazza mindazokat a fontos tényeket, tényezőket, melyek megkönnyítik a VIP személy részére a rendezvényen való részvételt, illetve lehetővé teszik, hogy szépen, gördülékenyen folyjon le a Nagy Nap. 

A rendezvénymeghívó és a dizájn

Alap az elegáns rendezvénymeghívó. Ha rendelkezünk saját arculattal, mindenképpen jelenítsük meg. Fontos hogy a tartalom könnyen átlátható, jól olvasható legyen. Ha nagyon ki akarunk tenni magunkért, az invitáció (akár egy része) készülhet kézírással is – ebben az esetben nem elég, ha a macskakaparásnál egy fokkal szebben írunk! Vegyük figyelembe, hogy a kézzel írt meghívó személyes jelleggel bír, fokozza a meghívó értékét, ezzel pedig utal az esemény súlyára is. 

Ha uniós pályázatból finanszírozod a rendezvényt, akkor vedd figyelembe az “arculati kézikönyv” íránymutatásait. Ez meghatározza, a pályázati logo hol helyezkedjen el, még a betűtípus és méret is adott. A meghívók elkészítését sablonok is segítik. A pályázatok elég macerásak amúgy is, ezért én mindig a hivatalos útmutatás alapján készítem el a meghívókat.

Mit tüntess fel a rendezvénymeghívón?

  • A meghívó és a meghívott nevét, hivatali rangját, pontos titulusát.  
  • A meghívás tényét, okát.
  • A rendezvény nevét, jellegét.
  • Az alkalom helyét, időpontját, időtartamát, különös tekintettel az ünnepélyes megnyitó kezdőidőpontjára. Utóbbi kőbevésett, később nem módosítható!
  • A visszajelzésre vonatkozó kéréseket, megjegyzéseket (meddig jelezzen vissza, milyen úton-módon) általában „választ kérünk” (V.K.) megjelöléssel.
    Ültetéses fogadások alkalmával a meghívott részéről a visszajelzés kötelező!
  • Minden olyan körülményt, mely a megnyitót követő fogadásra vonatkozik. 
  • Egyéb általános információkat, például:
    • Érdemes feltüntetni a rendezvénymeghívón, ha az összejövetelre több helyen van belépési pont, melyik az ajánlott, illetve jelölni illik a parkolási lehetőségeket.
    • A meghívott hozhat-e magával kísérőt, ha igen, hányat.

Fontos! 

  • A meghívó egyes szám harmadik személyben íródjon (… meghívja Önt…)!
  • A hónapot mindig névvel, a napot számmal írjuk, esetenként az aktuális napot is feltüntethetjük!

Laci bácsi számtalan meghívót – hiába, no, nem mai bútordarab az öreg – őriz becsben tartva, az almáriumban. Személy szerint a kedvencem az, amelyikben fémgravírozott díszítés ékeskedik, és az eredeti, a rendezvénymeghívót a fémes maszatolódástól védő selyempapír-lapocska is benne van.
Amikor be-benézünk a fiókba, és Laci bátyánk kézbe vesz egy-egy darabot, mindig azt mondja: „Látod? Ez itt mind történelem.” És teljes mértékben igaza van.

 

 

 

 

Vissza

Címkék : rendezvényszervezés

Hozzászólások :

Csatlakozz a beszélgetéshez!

Oszd Meg a Cikket :


Szerző

Kapusi Szabolcs

Szeretném segíteni elhivatott kulturális szervező barátaim munkáját blogommal. Hírek, érdekességek, hasznos információk találhatók itt a rendezvény- és fesztiválszervezés világából. Rendezvényszervező cégemet családi napok, gyermek szabadidős programok, képzések, táborok megszervezésével szokták megbízni. Produkciós vezetőként a Vaga Banda Gólyalábasok, a Hűha Óriásbábos Társulat, az Egyszervolt Mesezenekar és az Aranykapu Bábszínház produkcióinak menedzselésével foglalkozom. Előadóművészként nagy örömmel veszek részt a csapatok előadásaiban, gólyalábas konferansz és bábszínész szerepkörökben.

Kapcsolódó cikkeink: