Miért jó, ha a rendezvény megszervezéséhez szakembert (pályázatírót, műsorszervezőt, rendezvényszervezőt) is bevonunk? Hogyan találjuk meg álmaink rendezvényszervezőjét?

Ne adjuk alább hetedhét országra szólónál – ha van miből!

Színvonalas, sokszínű kulturális rendezvény nem jöhet létre jelentős anyagi ráfordítás nélkül! Szerencsére a lehetőség adott, figyelni kell a pályázati információkat, és le kell csapni a lehetőségre! 

Megírhatjuk magunk is a pályázatot, marketingtervvel, miegyebekkel, de aki már látott ilyet, és nem kenyere ez a fajta feladatkör, annak előrevetítem: nem lesz egyszerű! Szívből ajánlom pályázatíró bevonását!

Ha már túl vagyunk a nehezén, és megünnepeltük a közösségi bankszámla hízását, ne tétlenkedjünk sokáig! A pénz költve, a rendezvény szervezve jó!

Egyes tenderek kitétele, hogy a pályázó köteles hozzáértő rendezvényszervezőt bevonni, amennyiben a pályázó dotációt nyer. A legtöbb szervezet él is ezzel a lehetőséggel, hiszen egy nívós rendezvény megszervezése, lebonyolítása, kifuttatása komplex feladat. 

Gyűrjük fel a blúz/ing ujját!?

Egy pompás gyermeknap, egy programoktól pezsgő, izgalmas falunap, egy emlékezetes koncert, de még egy laza bábelőadás megszervezése, vagy az optimális helyszín kiválasztása sem egyszerű. Az egész közösségre szabott rendezvény létrehozása irdatlan energia- és időbefektetést igényel! Papírmunka, rengeteg utánajárás, kezdve az arra érdemes szolgáltatók megkeresésén át az árajánlatok bekéréséig (érdekességképpen: egyes EFOP pályázatoknál legalább öt cégtől kell ajánlatot kérni!). 

Milyen költségtényezőkkel kell számolni, mekkora a büdzsé, mekkora legyen a tartalékkeret, fontos a feladatorientált keretelosztás, ésatöbbiésatöbbi. (Nem ijesztgetésképpen, de: terem/sátorbérlet, parkolás, fellépők, szolgáltatók költségtérítése, fény- vetítéstechnika, színpadépítés, dekoráció és kreatív ötletek, egészségügyi biztosítás, egyéb technikai berendezések, média, számlák, e-mailek, kapcsolattartás…)

Tű a szénakazalban? Dehogy!

Hogyan találjunk rá a legjobb rendezvényszervezőre? Úgy, hogy személyre szabottan, szívvel-lélekkel keresünk, nem csak úgy bele a vakvilágba!

Érdemes több rendezvényszervezőt megkeresni, velük személyesen találkozni, hiszen a rendezvények költsége óriási, a bizalom elengedhetetlen egy közös projekthez. Azért is lényeges a minél közelebbi kontaktus, mert jóval gördülékenyebb az együttműködés, a kommunikáció, ha akkora horderejű vállalkozásról van szó, mint egy kulturális rendezvény.

Kérjünk ajánlatot, mindenképpen vegyük figyelembe, hogy egy nagyszabású eseményre nem kis feladat árajánlatot készíteni!  Inkább kérjünk be kevesebb ajánlatot, de a legígéretesebbektől!  Nézzük meg, milyen referenciákkal tud szolgálni a rendezvényszervező cég, kik dolgoztak már vele, milyen tapasztalatokkal. Nem biztos, hogy egy főleg esküvők vagy céges csapatépítő tréningek szervezésében profi fővárosi cég, tudja mi kell egy vidéki közösség építő rendezvény megszervezéséhez. 

Szerencsére rengeteg olyan civil szervezet van, élén lelkiismeretes, lelkes kulturális szervezővel, művelődésszervezővel, könyvtárossal, aki nem muszáj-feladatnak, hanem küldetésnek tekinti a rábízott közösség szellemi jólétét, és a különböző generációk összekovácsolását.